Строительство
Систематизация строительных работ: пошаговый метод для малого бизнеса
В этой статье покажем, как мы помогаем выстроить управление строительством через систематизацию базовых процессов.
Когда процессы в строительстве не систематизированы, информация теряется в мессенджерах, сроки срываются, а руководитель вместо стратегии ловит «простои» бригад. Хаотичная автоматизация только увеличивает расходы — деньги уходят на инструменты, которые не закрывают реальные пробелы.
Содержание
Шаг 1. Подготовка технической документации процесса
Техническая документация фиксирует порядок, условия и правила выполнения работ внутри процесса. Без неё невозможно выстроить системную работу — правила и требования к выполнению работ будут меняться по ходу выполнения работ.
Собираем информацию о текущих процессах и их особенностях
Проводим интервью с владельцем и ответственными сотрудниками. Выясняем: с чего начинается работа с заказом после оформления сделки, через какие этапы проходит заказ во время выполнения, как контролируется исполнение, как происходит сдача объекта заказчику. Цель — зафиксировать текущее состояние, даже если оно неформализовано.
Раскладываем процесс на части
Резервирование материалов на складе или у поставщиков.
Оформление пропусков для персонала и техники;
Составление плана-графика с привязкой к срокам поставки материалов;
Выбор бригады по профилю работ;
Осмотр объекта прорабом;
Простые процессы мы раскладываем на этапы. Например, подготовку заказа делим на:
Сдача объекта заказчику.
Контроль качества;
Выполнение работ;
Оформление документации;
Подготовка заказа к выполнению;
Базовый процесс по выполнению заказа на строительные работы, раскладываем на простые процессы:
Группируем информацию в карточки процессов
Карточки исключают необходимость поиска информации по разным источникам.
Историю операций с заказом.
Привязку к объекту и заказчику;
Состав бригады;
План строительных работ с этапами и сроками;
Типы работ (отделочные, электромонтажные, сантехнические);
Техническое задание;
Название заказа;
Карточка заказа:
Историю переговоров и согласований.
Реквизиты;
Контакты;
Название компании или ФИО;
Карточка клиента:
Историю работы.
Привязку к заказчику;
Технические характеристики (площадь, этажность, особенности коммуникаций);
Точный адрес;
Название объекта;
Карточка объекта:
Чтобы процесс не рассыпался на отдельные файлы, чаты и память сотрудников, мы структурируем данные в карточки процессов — единые информационные объекты, с которыми работает команда.
Описываем правила коммуникаций в каналах связи
Чёткие правила коммуникаций исключают потерю информации и задач в разных мессенджерах.
Это исключает потерю информации в личных переписках. Прораб согласовывает изменения в графике работ в течение 15 минут. Снабженец оперативно реагирует на запросы по поставке материалов.
Чат для переписки и звонков.
Диск для хранения документов, фото и видео отчётов;
Реестр задач с автоматическими напоминаниями;
Собственный календарь для планирования сроков этапов;
К рабочей группе подключаем:
Все рабочие обсуждения и переписка ведутся только в корпоративном мессенджере. Для каждого заказа создаётся закрытая рабочая группа. В неё включают ответственных: прораба, снабженца, бригадира и руководителя проекта.
Описываем права доступа сотрудников
Назначаем права доступа к данным и процессам для каждой должности.
Прораб получает права на добавление и изменение данных в карточке объекта: может вносить результаты осмотра, загружать фотоотчёты, корректировать график работ. Право на удаление документов ограничено — только после согласования с руководителем.
Снабженец видит карточку заказа и реестр материалов. Может редактировать спецификации и сроки поставок, но не имеет доступа к финансовым данным заказчика.
Руководитель проекта видит все карточки и отчёты. Может изменять этапы работ и переназначать ответственных, но не удаляет историю согласований.
Чёткое разделение прав сокращает количество ошибок при работе с документами на 40%. Сотрудники тратят на поиск актуальной информации на 70% меньше времени.
Описываем инструменты автоматизации
Автоматизация не заменяет людей — она освобождает их от рутины и снижает риск пропустить важное.
Генерация документов. Акты выполненных работ и спецификации материалов формируются за 1 клик на основе данных из карточек.
Регулярные задачи. Каждый понедельник в 9:00 создаётся задача «Сформировать график работ на неделю» с привязкой к карточке заказа.
Напоминания о фотоотчётах. Если бригадир не прислал фотоотчёт в течение 2 часов после завершения работ, система напомнит ему об этом и уведомит прораба.
Автоматизация помогает сократить рутину, например:
Составляем структуру отчётов для контроля и аналитики
Отчеты будут формироваться автоматически и доступны сотрудникам в соответствии с их правами доступа.
Количество просроченных задач по сотрудникам.
Процент задач, закрытых в срок по сотрудникам;
Количество задач в работе у каждого сотрудника;
Эффективность сотрудников показывает:
Распределение заказов по ответственным: у прораба Петрова - 4 заказа, у Сидорова - 3.
Процент успешного завершения за месяц (ранее 65%, после систематизации - 92%);
Стадии выполнения: 30% на этапе подготовки, 50% - в строительстве, 20% - на сдаче;
Количество активных заказов (например, 12 объектов в работе);
Отчет по процессам отображает:
Отчеты превращают хаотичные данные в основу для решений.
Шаг 2. Настраиваем систему на базе Битрикс24
Битрикс24 станет удобной цифровой инфраструктурой для стабильной работы строительной компании.
Права доступа настраиваем по ролевой модели. Снабженец видит спецификации, но не имеет доступа к финансовым условиям договоров. Прораб редактирует график работ, но не удаляет историю согласований без подтверждения руководителя.
Настраиваем организационную структуру компании, каналы коммуникаций, CRM, цифровые рабочие места, инструмента автоматизации в соответствии по утвержденной технической документации.
Битрикс24 становится единым цифровым пространством для управления строительством. Все процессы — от подготовки заказа до сдачи объекта — объединяются в одной системе. Бумажные реестры, Excel-файлы и переписка в мессенджерах заменяются структурированными данными.
Шаг 3. Обучаем команду
Система сама по себе не начнет работать. Чтобы Битрикс24 для строительной компании заработал, сотрудники должны уметь в нём работать. Обучение — обязательная часть внедрения. Оно состоит из двух блоков:
1. Знакомство с интерфейсом системы
Это не «где кнопка сохранить». Это понимание структуры: что система помогает фиксировать и почему это важно.
Как устроены процессы: какие этапы есть в работе с заказом, в каком порядке они идут, какие переходы разрешены.
Из чего состоит карточка: обязательные поля (адрес, состав бригады, сроки), чек-листы этапов, вложения (фото, документы), комментарии;
Как перейти к конкретной карточке и какие вкладки в ней есть: техническое задание, план работ, история операций;
Как открыть список карточек объектов или заказов;
Показываем, где находятся ключевые инструменты:
2. Отработка типовых сценариев работы
Так команда не просто «входит в систему», а начинает использовать её как рабочий инструмент с первых дней.
Инструкции оформляем кратко и визуально: скриншоты интерфейса с пояснениями.
Как сформировать акт сдачи с автозаполнением данных из карточки заказа.
Как скорректировать график работ при задержке материалов — и какие данные для этого нужны;
Как создать карточку нового объекта и заполнить её по шаблону;
Отрабатываем реальные действия сотрудников:
Поддержка и развитие системы
Систематизация процессов в строительстве — это живой процесс, который растет вместе с бизнесом. Задача — сделать так, чтобы он рос осознанно, а не хаотично.
Консультируем по развитию автоматизации: от простых напоминаний до сложных бизнес-процессов и интеграций.
Настраиваем новые функции под рост бизнеса: расширение команды, увеличение объектов, новые типы работ;
Анализируем данные системы и предлагаем оптимизации: сокращение простоев, ускорение согласований, автоматизация рутины;
Позже переходим к развитию:
Добавляем недостающие элементы: поля в карточках, этапы в процессах, интеграции с вашими инструментами.
Адаптируем интерфейс и процессы под реальные сценарии вашей компании — без шаблонных решений;
Помогаем с базовыми вопросами: как вносить изменения в карточки заказов, формировать отчёты, работать с задачами;
В первые недели мы:
Мы остаёмся на связи после внедрения. Оказываем методологическую и техническую поддержку по вопросам использования и развития системы.
Итоги. Что меняется после внедрения
Когда строительные работы становятся системными процессами, выигрывают все — и владелец, и команда, и сам бизнес.
Для владельца
Рост исполнительской дисциплины: сотрудники выполняют задачи без постоянного напоминания.
Объективная аналитика: решения принимаются на основе отчётов о загрузке бригад и сроках этапов.
Качество контроля: статус любого объекта виден за 10 секунд в единой системе — не нужно собирать данные из мессенджеров и звонков.
Для сотрудников
Меньше бумажной рутины: документы создаются в 1 клик и заполняются данными из карточек процессов.
Понятные требования: каждая задача содержит ТЗ, чек-лист качества и привязку к документам. Не нужно тратить время на уточнения в мессенджерах.
Стабильный график: задачи распределены равномерно, простои исключены автоматическими напоминаниями о сроках и материалах.
Для бизнеса
Систематизация процессов в строительстве заменяет хаос предсказуемостью. Руководитель управляет бизнесом, а не координирует аварийные ситуации.
Рост производительности: команда обрабатывает больше заказов без увеличения штата — ресурсы распределяются по данным, а не по интуиции.
Стабильность: заказы сдаются в срок благодаря контролю этапов и автоматическим уведомлениям.
Консультация эксперта
Заполните и отправьте форму, мы поможем найти решение
Рекомендуем