Маркетинг
Систематизация рекламы: как организовать процесс привлечения клиентов
Когда привлечение клиентов не систематизировано, предприниматели запускают рекламу как лотерею: заплатили — ждём заявок. Если повезло, клиенты пришли. Если нет — выбираем нового подрядчика и пробуем снова. При таком подходе отсутствует контроль и объективная аналитика, бюджет тратится вслепую.
В этой статье расскажем, как мы помогаем построить управление привлечением клиентов через систематизацию базовых процессов.
Содержание
Шаг 1. Подготовка технической документации процесса
Техническая документация фиксирует порядок, условия и правила выполнения работ внутри процесса. Без неё невозможно выстроить системную работу — каждый запуск будет уникальным, а обучение новых сотрудников — ритуалом передачи знаний «из уст в уста».
Собираем информацию о вашем процессе и его особенностях
Проводим интервью с владельцем и ответственными сотрудниками. Выясняем: какие каналы используются, как формируются гипотезы, как согласовываются бюджеты, как оцениваются результаты. Цель — зафиксировать текущее состояние, даже если оно неформализовано.
Раскладываем процесс на части
Передать в настройку
Подготовить рекламные материалы
Согласовать бюбджет
Составить модель работы рекламы.
Выбрать гипотезу рекламы.
Простые процессы мы раскладываем на этапы. Например, подготовку рекламных проектов делим на:
Аналитика рекламных кампаний.
Администрирование рекламы;
Настройка рекламных кампаний;
Подготовка рекламных проектов;
Базовый процесс по привлечению клиентов, раскладываем на простые процессы:
Группируем информацию в карточки процессов
Чтобы процесс не рассыпался на отдельные файлы, чаты и память сотрудников, мы структурируем данные в карточки процессов — единые информационные объекты, с которыми работает команда.
Каждый участок имеет свою карточку:
Предмет рекламы — содержит описание товара или услуги, ключевые характеристики, визуальные материалы (фото, видео), цену, УТП;
Рекламный проект — содержит цель проекта, список гипотез, целевую аудиторию, бюджет, сроки и рекламные каналы;
Рекламная кампания — содержит цель рекламной кампании, настройки таргетинга, тексты и креативы объявлений, контрольные метрики;
Статистика рекламной кампании — фиксирует контрольные метрики, данные статистики, журнал оперативных корректировок рекламных кампаний.
Так вся информация остаётся в одном месте, а не теряется в переписке или на рабочем столе маркетолога.
Описываем права доступа сотрудников
Настроенные права доступа исключают путаницу и обеспечивают сохранность информации.
Удалять: удалить карточку проекта может только владелец или администратор, чтобы избежать случайной потери данных.
Редактировать: вносит изменения в карточку кампании, но не может менять бюджет без согласования;
Создавать: карточку проекта создаёт только руководитель или владелец бизнеса;
Мы описываем, какие действия могут совершать сотрудники, работая внутри процессов, например такие:
Описываем инструменты автоматизации
На старте работы по построению системы мы рекомендуем делать выбор в сторону простых сценариев автоматизации вместо сложных. Простые решения автоматизации не потребуют больших сроков и средств на настройку и внедрение. К простым сценариям автоматизации можно отнести, например:
Уведомления о крайних сроках: «Завтра нужно запустить кампанию — проверьте готовность креативов»;
Напоминания: «Остаток бюджета на таргетинг — 15%. Решите, продлевать или останавливать»;
Регулярные задачи: например, каждую пятницу система автоматически создаёт задачу на сбор и анализ статистики за неделю.
Автоматизация не заменяет людей — она освобождает их от рутины и снижает риск пропустить важное.
Составляем структуру отчётов для контроля и аналитики
Эти отчёты дают владельцу объективную картину — не «вроде всё нормально», а «вот где узкое место, вот где можно улучшить».
Эффективность сотрудников: кто чаще достигает целевых метрик, кто требует поддержки.
Занятость сотрудников: сколько времени уходит на подготовку, настройку, анализ;
Производительность процессов: сколько проектов запущено, сколько завершено, где возникают задержки;
Фиксируем, какие отчёты нужны для управления:
Шаг 2. Настраиваем систему на базе Битрикс24
Мы реализуем описанную структуру в Битрикс24, потому что корпоративный портал Битрикс24 объединяет в себе все необходимые инструменты и позволяет создать единое рабочее пространство для всей компании.
Битрикс24 подходит для систематизации процесса рекламы по трём причинам:
Внедрение занимает от двух недель — в зависимости от сложности текущих процессов. Главное — не просто «загрузить данные», а отразить в системе логику работы вашей команды.
Гибкость смарт-процессов. Можно создать карточки проектов, кампаний и аналитики как отдельные сущности, связать их между собой и задать нужные поля, этапы и правила.
Встроенная автоматизация. Роботы, бизнес-процессы, уведомления, повторяющиеся задачи — всё настраивается внутри Битрикс24.
Единая среда работы. CRM, задачи, документы, чаты и отчёты находятся в одной системе. Не нужно переключаться между Google Таблицами, Telegram, Excel и личным кабинетом рекламного кабинета.
Шаг 3. Обучаем команду, готовим инструкции
Чтобы система приносила пользу, сотрудники должны уметь в ней работать. Поэтому обучение — обязательная часть внедрения. Оно состоит из двух блоков:
Знакомство с интерфейсом системы
Это не «где кнопка сохранить». Это понимание структуры: что система помогает фиксировать и почему это важно.
Как устроены тоннели процессов — какие этапы есть, в каком порядке они идут, какие переходы разрешены, какие — нет (например, нельзя перейти в «Запущено», пока не пройден этап «Бюджет согласован»).
Из чего состоит карточка: обязательные поля (цель, бюджет, срок), чек-листы, вложения, комментарии;
Как перейти к конкретной карточке и какие вкладки в ней есть («Основное», «Материалы», «История изменений»);
Как открыть список карточек проектов или кампаний;
Мы показываем, где в Битрикс24 находятся нужные инструменты:
Отработка типовых сценариев работы
Инструкции оформляем кратко и визуально: скриншоты интерфейса + пошаговые подписи + примеры заполнения. Так команда не просто «входит в систему», а начинает использовать её как рабочий инструмент с первого дня.
Как фиксировать результаты на этапе анализа: в какие поля вносить статистику, как оформить выводы, как связать карточку с новой гипотезой.
Как перевести карточку на следующий этап — и какие данные для этого нужны (например, подтверждение оплаты или ссылка на готовый креатив);
Как прикрепить документы, отметить выполнение пунктов в чек-листе;
Как создать новую карточку проекта и заполнить её по шаблону;
Отрабатываем реальные действия сотрудников:
Шаг 4. Поддержка и развитие системы
Система привлечения клиентов — это живой процесс, который растет вместе с бизнесом. Задача — сделать так, чтобы он рос осознанно, а не хаотично.
Развиваем автоматизацию операционных процессов.
Масштабируем процессы при росте команды или ассортимента;
Добавляем новые рекламные каналы;
Позже переходим к развитию:
Настраиваем дополнительные отчёты, потребность в которых возникла после запуска системы.
Адаптируем инструменты процессов под реальную работу команды;
Отвечаем на вопросы по работе в системе;
В первые недели мы:
Система начинает работать не в момент запуска, а когда её используют регулярно и правильно. Поэтому поддержка не заканчивается после настройки.
Итоги. Что меняется после внедрения
Когда реклама становится системным процессом, выигрывают все — и владелец, и команда, и сам бизнес.
Для владельца
Процесс прозрачен: видно, на каком этапе находится каждый проект, кто чем занят, какие результаты достигнуты.
Появляется контроль над эффективностью сотрудников — не через «следить», а через объективные метрики: сколько проектов завершено, сколько бюджета потрачено, какой ROI получен.
Решения принимаются на основе данных, а не интуиции или давления со стороны исполнителя.
Для сотрудников
Исчезает неопределённость: каждая задача имеет чёткое описание, срок и ожидаемый результат.
Снижается стресс — не нужно держать всё в голове или бояться пропустить крайний срок. Система напоминает, подсказывает, структурирует.
Работа обретает смысл: сотрудник видит, как его действия влияют на общий результат.
Для бизнеса
Стабильный поток клиентов, потому что реклама больше не зависит от вдохновения или удачи.
Снижается зависимость от одного «ключевого» сотрудника: процессы задокументированы, и любой новый человек может в них включиться.
Растёт рентабельность рекламы: меньше дублирующих действий, меньше ошибок, быстрее цикл «гипотеза — запуск — анализ — улучшение».
Систематизация рекламы — это не про «ещё один инструмент». Это про переход от хаоса к управлению.
Консультация эксперта
Заполните и отправьте форму, мы поможем найти решение
Рекомендуем